I. Objectif et champ d’application de la politique
Okwind accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions de la Législation applicable.
Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD ») affirme que les Données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les Traitements de Données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.
II. Responsable de traitement
Dans le cadre de votre activité sur le site https://www.okwind.fr, nous collectons et utilisons, des Données à caractère personnel en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « Personne concernée »).
Pour l’ensemble des traitements, de Okwind, Société par Actions Simplifiée n° de RCS 824 331 045 au capital de 174 200 euros ayant son siège social Parc d’activités Torcé Ouest – ZA du Haut Montigné, 35370 Torcé, détermine les moyens et les finalités du Traitement. Ainsi, nous agissons en tant que Responsable de Traitement, au sens de la Réglementation relative aux Données à caractère personnel, et notamment du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données.
III. Quelles données à caractère personnel collectons-nous et comment ?
En utilisant notre site internet, [ou en souscrivant à nos services/à notre association] vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données à caractère personnel »). C’est le cas lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous remplissez notre formulaire en ligne “Contact”, accédez à votre espace client, ou déposez votre dossier de candidature dans notre espace recrutement.
La nature et la qualité des Données à caractère personnel collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec Okwind dont les principales sont :
- Données d’identification : cela comprend toutes les informations qui nous permettraient de vous identifier, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone. Nous sommes également amenés à collecter votre adresse mail, ainsi que votre adresse postale (en cas de paiement, l’adresse postale sera nécessaire pour générer une facture).
- Données de connexion : ce sont toutes les informations dont nous avons besoin pour accéder à votre compte personnel, comme le mot de passe, et autres informations nécessaires à l’authentification et à l’accès à un compte.
Nous collectons également votre adresse IP à des fins de maintenance et de statistiques.
- Données professionnelles : Ce sont les informations que vous nous communiquez en répondant à nos offres d’emploi, ou en nous envoyant votre candidature spontanée. Elles liées à votre parcours professionnel.
- Document de natures différentes (PDF, format Office, Image) avec des titres, des contenus, des noms de dossier, ou des informations liées à un document, telles que des commentaires écrits dans les documents, des dates d’alertes et de rappel.
- Données recueillies auprès des Tiers : les Données à caractère personnel que vous avez accepté de partager avec nous ou sur les réseaux sociaux accessibles au public et/ou que nous pourrions collecter à partir d’autres bases des Données accessibles au public.
IV. Pourquoi collectons-nous vos données à caractère personnel et comment ?
Nous collectons vos Données à caractère personnel pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.
Dans le cadre de l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Gestion des candidatures externes et des recrutements ;
- La gestion de la relation avec vous dans le cadre d’une relation commerciale ;
- Gestion de votre compte client ;
- La mise à disposition d’un service clients accessible par courrier, téléphone, e-mail pour toute question ou réclamation ;
- Gestion des demandes de renseignements / des prospects ;
- Gestion des investisseurs.
- Suivi de commande client
Sur la base de votre consentement, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :
- La proposition d’offres marketing, publicitaires et promotionnelles relatives à nos produits et services par e-mail, notifications mobiles, réseaux sociaux ou tout autre support ;
- Gestion des cookies nécessitant votre consentement ;
- L’envoi d’informations sur la modification ou l’évolution de nos services ;
Dans le cadre de l’intérêt légitime de Okwind, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Établissement de statistiques d’amélioration des produits et service ;
- Réalisation d’enquêtes de satisfaction et sondages ;
- Gestion du précontentieux et du contentieux ;
Dans le cadre des obligations légales et règlementaires auxquelles Okwind est soumis, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :
- La gestion de l’exercice de vos droits sur vos données personnelles ;
- Lutte contre la Fraude ;
- Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du Terrorisme ;
- Tenue de la comptabilité générale et auxiliaire ;
V. Partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Vos Données sont destinées aux collaborateurs de Okwind habilités en charge de la gestion et l’exécution des contrats et des obligations légales, en fonction des finalités de la collecte et dans la limite de leurs attributions respectives.
Elles sont éventuellement transmises pour certaines tâches liées aux finalités, et dans la limite de leurs missions et habilitations respectives, aux destinataires suivants :
- Entités du Groupe Okwind dans le cadre d’une externalisation d’activité à une autre entité du groupe ; celle-ci sont : OKwind et LUMIOO.
- Prestataires et sous-traitants auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom notamment : NEWCAP, OVH, LEPHARE, GOOGLE, MICROSOFT, ENEDIS, ZOHO, WEAVY, BLUE, DEKKRA, Facebook, LinkedIn.
- Autorités publiques dûment habilitées (judiciaires, de contrôle…), dans le cadre de nos obligations légales et règlementaires ;
- Professions réglementées (avocats, huissiers, etc…) qui peuvent intervenir dans le cadre de la mise en œuvre des garanties, du recouvrement ou du contentieux ;
Lorsque vos Données sont communiquées à nos prestataires et sous-traitants, il leur est également demandé de ne pas utiliser les Données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces Tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos Données.
Dans tout le cas, seules les Données nécessaires sont fournies. Nous mettons tout en œuvre pour garantir une communication ou transmission sécurisée de vos Données.
Nous ne vendons pas vos Données et ne procédons pas à des collectes indirectes de données à caractère personnel auprès d’entreprises spécialisées.
VI. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays tiers ?
Okwind s’efforce de conserver les Données à caractère personnel en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).
Toutefois, il est possible que les Données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférées dans d’autres pays. C’est par exemple le cas, si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Espace Economique Européen.
En cas de Transfert de ce type, nous garantissons que celui-ci soit effectué :
- Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent ;
- Dans le cadre de clauses contractuelles types ;
- Dans le cadre de règles internes d’entreprise.
VII. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos Données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces Données, et ce, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales.
Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :
- Les besoins des activités de Okwind;
- Les exigences contractuelles ;
- Les obligations légales ;
- Les recommandations des autorités de contrôle.
Les durées de conservation de vos Données sont les suivantes :
Recommandation de lister les finalités par groupe de traitements. Cela sera plus lisible et moins long dans le document.
| Finalités | Durées de conservation |
| L’envoi d’informations sur la modification ou l’évolution de nos services | 3 ans |
| Gestion des candidatures externes et des recrutements | 2ans |
| Gestion des demandes de renseignements / des prospects | 3 ans |
| Gestion de votre compte client | 5 ans à partir du dernier contact avec le client |
| La mise à disposition d’un service clients accessible par courrier, téléphone, e-mail pour toute question ou réclamation | 10 ans à partir de la clôture du dossier service après-vente |
| Suivi de commande client | Pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle |
| La proposition d’offres marketing, publicitaires et promotionnelles relatives à nos produits et services par e-mail, notifications mobiles, réseaux sociaux ou tout autre support | 3 ans |
| Gestion des cookies nécessitant votre consentement | 6 mois |
| Gestion des investisseurs | 3 ans |
| Établissement de statistiques d’amélioration des produits et service | 3 ans |
| Réalisation d’enquêtes de satisfaction et sondages | 3 ans |
| La gestion de l’exercice de vos droits sur vos données personnelles | En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être conservées pendant 1 an. En cas d’exercice du droit d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être conservées pendant 3 ans. |
| Gestion du précontentieux et du contentieux | 10 ans |
| Lutte contre la Fraude | 10 ans |
| Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du Terrorisme | 10 ans |
| Tenue de la comptabilité générale et auxiliaire | 10 ans |
VIII. Comment garantissons-nous la sécurité de vos données à caractère personnel ?
Okwind s’engage à protéger les Données à caractère personnel que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre une perte, une destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.
Ainsi, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des Données et des risques que leur Traitement comporte. Ces mesures doivent permettre de préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel. Elles peuvent comprendre des pratiques telles que des accès limités aux Données à caractère personnel par des personnes habilitées, en raison de leurs fonctions, une pseudonymisation ou encore un chiffrement.
De plus, nos pratiques et nos politiques et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copie de sauvegarde, logiciel, etc) sont régulièrement vérifiées et mises à jour si nécessaire.
IX. Quels sont vos droits ?
Le RGPD met à la disposition des Personnes concernées des droits qu’elles peuvent exercer. Ainsi sont prévus :
- Droit à l’information : le droit d’avoir une information claire, précise et complète sur l’utilisation des Données à caractère personnel par Okwind.
- Droit d’accès : le droit d’obtenir une copie des Données à caractère personnel que le Responsable de Traitement détient sur le demandeur.
- Droit de rectification : le droit de faire rectifier les Données à caractère personnel si elles sont inexactes ou obsolètes et/ou de les compléter si elles sont incomplètes.
- Droit à l’effacement / droit à l’oubli : le droit, dans certaines conditions, de faire effacer ou supprimer les Données, à moins que Okwind ait un intérêt légitime à les conserver.
- Droit d’opposition : le droit de s’opposer au Traitement des Données à caractère personnel par Okwind (ou la filiale LUMIOO) pour des raisons tenant à la situation particulière du demandeur (sous conditions).
- Droit de retirer son Consentement : le droit à tout moment de retirer le Consentement lorsque le Traitement est fondé sur le Consentement.
- Droit à la limitation du Traitement : le droit, dans certaines conditions, de demander que le Traitement des Données à caractère personnel soit momentanément suspendu.
- Droit à la portabilité des Données : le droit de demander que les Données à caractère personnel soient transmises dans un format réexploitable permettant de les utiliser dans une autre base de Données.
- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée : le droit pour le demandeur de refuser la prise de décision entièrement autorisée et/ou d’exercer les garanties supplémentaires offertes en la matière.
- Droit de définir des directives post-mortem : le droit pour le demandeur de définir des directives relatives au sort des Données à caractère personnel après sa mort.
Des droits additionnels peuvent être octroyés par la Réglementation locale aux Personnes concernées.
A cette fin, Okwind a mis en œuvre une procédure de gestion des droits des Personnes conformes aux exigences de la Législation applicable. Cette procédure établit :
- Les standards à respecter pour assurer l’information transparente des Personnes concernées ;
- Les exigences légales qui doivent être respectées ;
- Les moyens autorisés pour présenter une demande pour chaque droit, selon la catégorie de Personnes concernées ;
- Les processus opérationnels pour traiter ces demandes conformément aux exigences susmentionnées ;
- Les parties impliquées dans ces processus, leurs rôles et responsabilités.
Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des Données (DPO) :
Par mail : dpo@okwind.fr
Pour courrier postal : Parc d’activités Torcé Ouest – ZA du Haut Montigné, 35370 Torcé.
Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de Droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le Traitement de Données à caractère personnel concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, en cas de doute raisonnable, il peut vous être demandé de justifier de votre identité.
Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont Okwind collecte et traite vos données.
X. Mise à jour de la présente politique
La présente Politique peut régulièrement être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la Réglementation relative aux Données à caractère personnel.